Aanvraagprocedure CBF-Keur
Alle instellingen die voldoen aan de gehanteerde definitie van een fondsenwervende of een kansspelbegunstigde instelling en aan de criteria kunnen een aanvraag voor het keurmerk indienen. Het initiatief voor een beoordeling ligt dus bij de instellingen zelf.
Fondsenwervende instellingen die een aanvraag voor het CBF-Keur voor goede doelen willen indienen, kunnen contact opnemen met de heer Dick Koopmans, senior controller, telefoon: 020 - 417 00 03.
Beoordelingstraject
Als een aanvraag binnenkomt bij het CBF wordt de instelling gevraagd een veelheid aan gegevens ter beschikking te stellen. Benodigd voor een beoordeling zijn ondermeer: uittreksel Kamer van Koophandel, statuten, communicatie- en voorlichtingsmateriaal, meerjarenbeleidsplan (inclusief financiële meerjarenraming), klachtenprocedure, jaarverslagen, jaarrekeningen van de afgelopen drie jaar voorzien van goedkeurende controleverklaringen, notulen van bestuursvergaderingen van het afgelopen jaar en een ingevulde vragenlijst.
Als alle gegevens en de toetsingskosten ontvangen zijn, voert het CBF de beoordeling uit. Een controller van het bureau stelt een uitgebreid rapport op en stuurt dat de aanvrager van het keurmerk toe. De aanvrager wordt dan uitgenodigd om het rapport te komen bespreken. Tijdens deze bespreking komen de bevindingen aan de orde en worden afspraken gemaakt over door de instelling te verrichten aanpassingen. Ook wordt een tijdschema afgesproken.
Het CBF kan een bezoek brengen aan het bureau van de aanvrager en op directieniveau of met bestuurders en/of toezichthouders van gedachten wisselen als aanvulling op de correspondentie en reeds gevoerde gesprekken. Aanpassingen variëren van het opsturen van een recent uittreksel Kamer van Koophandel tot het inrichten van de jaarrekening conform de Richtlijn 650 Fondsenwervende instellingen.
Het zal duidelijk zijn dat het een meer tijd vergt dan het ander. De doorloopsnelheid van keurmerkaanvragen is dan ook verschillend, maar moet binnen zes maanden worden afgerond. De tijdsduur is enigszins afhankelijk van het moment waarop de Commissie Keurmerk – die de uiteindelijke beslissing neemt over de toekenning van het keurmerk - bij elkaar komt. Doorgaans vergadert deze commissie in maart, juni, september en december.
Commissie Keurmerk
De Commissie Keurmerk beslist over de toekenning van het keurmerk. Deze commissie bestaat uit drie leden van het bestuur van het CBF. De commissie besluit ook over de intrekking van een keurmerk wanneer een instelling niet meer aan de criteria voldoet.
Het beoordelingsproces is erop gericht om tot een toekenning van het keurmerk te komen. Wanneer de aanvraag aan de Commissie Keurmerk wordt voorgelegd, gaat deze vergezeld van een advies van het bureau. Dit advies is soms het resultaat van vele maanden van overleg en aanpassingen. Iedere organisatie is uniek. Het keurmerk past dezelfde regels toe op een verscheidenheid van instellingen. Voor de een is het makkelijker zich het keurslijf aan te meten dan voor de ander. Het CBF past de regels toe en probeert tegelijkertijd met instellingen tot een oplossing te komen. Wordt in begin van het proces nog wel eens zuchtend tegen alle regels aangekeken, doorgaans zijn instellingen aan het eind van de rit tevreden met een meer inzichtelijke en professionele organisatie.
Kosten
De toetsingskosten moeten zijn voldaan voordat met de toetsing wordt begonnen. Heeft een instelling eenmaal het keurmerk dan wordt jaarlijks een bijdrage in rekening gebracht die gerelateerd is aan de baten uit eigen fondsenwerving. Voor de geldende kosten voor de toetsing, hertoetsing en de jaarlijkse bijdrage verwijzen wij u naar het tarievenblad.
Keurmerkhouders
Na het positieve besluit van de Commissie Keurmerk wordt het keurmerk verleend voor een periode van drie jaar. Gedurende deze periode wordt elk jaar het jaarverslag beoordeeld en vinden tussentijdse controles plaats. De bevindingen en de reactie van de instelling worden aan de Commissie Keurmerk gerapporteerd. Het niet nakomen van afspraken of nieuwe zaken niet willen conformeren aan de regels van het keurmerk kan reden tot intrekking zijn.
