CBF en beoordelingen

Aanvraagprocedure CBF-Keur voor goede doelen

Alle instellingen die voldoen aan de gehanteerde definitie van een fondsenwervende of een kansspelbegunstigde instelling kunnen een aanvraag voor het keurmerk indienen. Het initiatief voor een beoordeling ligt dus bij de instellingen zelf.

Voor een beoordeling in de hoedanigheid van een fondsenwervende instelling komen in aanmerking:

‘Een naar Nederlands recht opgerichte stichting of vereniging met volledige rechtsbevoegdheid die voor realisering van charitatieve, culturele, wetenschappelijke of andere het algemeen nut beogende doelstellingen door middel van fondsenwerving een beroep doet op de publieke offervaardigheid. Onder fondsenwerving wordt verstaan dat de aldus verkregen gelden vrijwillig zijn afgestaan, geen of geen evenredige tegenprestatie vormen voor geleverde goederen of diensten en dat er geen rechten voor zorg of hulp aan kunnen worden ontleend.’

Voor beoordeling in de hoedanigheid van kansspelbegunstigde instelling komen in aanmerking:

‘Een naar Nederlands recht opgerichte stichting of vereniging met volledige rechtsbevoegdheid die voor de realisering van charitatieve, culturele, wetenschappelijke of andere het algemeen nut beogende doelstellingen gelden verkrijgt van een kansspelvergunninghouder zoals bedoeld in de Wet op de kansspelen en die niet tevens een fondsenwervende instelling is. Een kansspelbegunstigde die door middel van fondsenwerving een beroep doet op de publieke offervaardigheid wordt in dit kader gezien als een fondsenwervende instelling.’

Beoordelingstraject
Als een aanvraag binnenkomt bij het CBF zal de instelling worden gevraagd een veelheid aan gegevens ter beschikking te stellen. Benodigd voor een beoordeling zijn ondermeer: uittreksel Kamer van Koophandel, statuten, communicatie- en voorlichtingsmateriaal, meerjarenplan (inclusief meerjarenbegroting), klachtenprocedure, jaarverslagen, jaarrekeningen van de afgelopen drie jaar, notulen van bestuursvergaderingen van het afgelopen jaar en een ingevulde vragenlijst.

Als alle gegevens en de toetsingskosten ontvangen zijn wordt de beoordeling door het CBF uitgevoerd. Door een controller van het bureau wordt een uitgebreid rapport opgesteld dat de aanvrager van het keurmerk krijgt toegestuurd. De aanvrager wordt dan uitgenodigd om het rapport te komen bespreken. Tijdens deze bespreking komen de bevindingen aan de orde en worden afspraken gemaakt over door de instelling te verrichten aanpassingen. Ook wordt een tijdschema afgesproken. Het CBF kan een bezoek brengen aan het bureau van de aanvrager en op directieniveau of met bestuurders en/of toezichthouders van gedachten wisselen als aanvulling op de correspondentie en reeds gevoerde gesprekken. Aanpassingen variëren van het opsturen van een recent uittreksel Kamer van Koophandel tot het inrichten van de jaarrekening conform de Richtlijn Verslaggeving Fondsenwervende Instellingen. Het zal duidelijk zijn dat het ene meer tijd vergt dan het andere. De doorloopsnelheid van keurmerkaanvragen is dan ook zeer verschillend. Het is voorgekomen dat een instelling binnen een maand na indiening van de aanvraag het keurmerk ontving. Er zijn ook instellingen geweest die met het hele proces twee jaar bezig zijn geweest. Gemiddeld moet op zes à negen maanden worden gerekend. De tijdsduur is ook enigszins afhankelijk van het moment waarop de Commissie Keurmerk – die de uiteindelijke beslissing neemt over de toekenning van het keurmerk - bij elkaar komt. Doorgaans vergadert deze commissie in maart, juni, september en december.

De Commissie Keurmerk beslist over de toekenning van het keurmerk. Deze commissie bestaat uit drie leden van het bestuur van het CBF. De commissie besluit ook over de intrekking van een keurmerk wanneer een instelling niet meer aan de criteria voldoet.

Het beoordelingsproces is erop gericht om tot een goed einde te komen. Tegen de tijd dat de aanvraag aan de Commissie Keurmerk wordt voorgelegd gaat deze bijna altijd vergezeld van een positief advies van het bureau. Dit advies is soms het resultaat van vele maanden van overleg en aanpassingen. Iedere organisatie is uniek. Het keurmerk past dezelfde regels toe op een verscheidenheid van instellingen. Voor de een is het makkelijker zich het keurslijf aan te meten dan voor de ander. Het CBF past de regels toe en probeert tegelijkertijd met instellingen tot een oplossing te komen. Wordt in begin van het proces nog wel eens zuchtend tegen alle regels aangekeken, doorgaans zijn instellingen aan het eind van de rit tevreden met een inzichtelijkere en professionelere organisatie.

Kosten
De toetsingskosten dienen te zijn voldaan wanneer met de toetsing wordt begonnen. Heeft een instelling eenmaal het keurmerk dan wordt jaarlijks een bijdrage in rekening gebracht die gerelateerd is aan de baten uit eigen fondsenwerving. Voor de geldende kosten voor de toetsing, hertoetsing en de jaarlijkse bijdrage verwijzen wij u naar het tarievenblad.

Keurmerkhouders
Als de Commissie Keurmerk eenmaal heeft besloten dat een instelling het keurmerk mag voeren, wordt het verleend voor een periode van drie jaar. Het keurmerk gaat in op de eerste van de maand volgend op de maand waarin de beslissing tot toekenning is genomen. Dit kan dus vier keer per jaar. Gedurende die drie jaar wordt elk jaar het jaarverslag beoordeeld en vinden tussentijdse toetsingen plaats. De instelling wordt op de hoogte gebracht van het resultaat van deze beoordelingen en krijgt de gelegenheid hierop te reageren. De bevindingen en de reactie van de instelling worden aan de Commissie Keurmerk gerapporteerd. Het niet nakomen van afspraken of nieuwe zaken niet willen conformeren aan de regels van het keurmerk kan reden tot intrekking zijn. Het CBF stelt het op prijs als keurmerkhouders overleg plegen over aangelegenheden die op de een of andere manier een raakvlak hebben met het keurmerk.

Contact
Fondsenwervende instellingen die een aanvraag voor het CBF-Keur voor goede doelen willen indienen kunnen contact opnemen met de heer Dick Koopmans, senior controller, telefoon 020-417 00 03.
Onder Downloads kunt u ook de nodige informatie vinden: het Reglement CBF-Keur voor goede doelen, de Handleiding CBF-Keur voor goede doelen, de modelbepalingen en de Checklist voor een 0-meting.