CBF en beoordelingen

Redactionele Pagina

CBF-beoordeling en Bestuur
Het bestuur van een fondsenwervende instelling heeft grote verantwoordelijkheid. Het bepaalt het beleid en controleert de uitvoering ervan. De CBF-regels leveren basisvoorwaarden voor een goed bestuur. Zo dient de functie ‘toezicht houden’ duidelijk te zijn gescheiden van het ‘besturen’ dan wel van de ‘uitvoering’. Het bestuur moet uit minimaal vijf onafhankelijke personen bestaan. Om die onafhankelijkheid te verzekeren mogen bestuursleden niet betaald worden en mogen ze geen familie- of vergelijkbare relaties met elkaar hebben. Indien naast het bestuur sprake is van een toezichthoudend orgaan dan bestaat het bestuur uit tenminste één natuurlijk persoon die een dienstverband mag hebben met de instelling. Indien er sprake is van een toezichthoudend orgaan en een bestuur bestaande uit één natuurlijk persoon dan dient er een auditcommissie te worden ingesteld.

CBF-beoordeling en Beleid
Beleid maken betekent vooruit denken. In het kader van de CBF- beoordeling moeten instellingen hun beleid geformuleerd hebben en dit ook uitdragen. Het beleid van een instelling komt tot uitdrukking in het beleidsplan. De financiële vertaling ervan is de (meerjaren)begroting. In het beleidsplan worden ideeën en plannen voor de toekomst uitgewerkt. Beleid gaat over de aard en de omvang van de activiteiten voor het goede doel en over de fondsenwerving die daarvoor nodig is. Beleid gaat ook over hoe een instelling vindt dat er met de financiële middelen moet worden omgegaan: wat ga je op korte termijn uitgeven, wat reserveer je, hoe beleg je….

Het beleid wordt vastgesteld door het bestuur en uitgevoerd door de eventuele directie en medewerkers van een bureau. In het communicatie- en voorlichtingsmateriaal en vooral in het jaarverslag moet verslag worden gedaan van het beleid en de uitvoering: wat is ervan terecht gekomen en wat gaat de toekomst bieden.

CBF-beoordeling en Fondsenwerving
Dagelijks wordt het Nederlandse publiek benaderd om geld voor een goed doel te geven. Dit gebeurt op allerlei manieren: met de oude vertrouwde collectebus, met persoonlijk geadresseerde mailingbrieven, in dag- en weekbladen, met televisieacties, door benadering op straat of via de telefoon. Het CBF heeft hiervoor algemene regels opgesteld.

Bij de fondsenwerving moet duidelijk zijn wie werft, voor welk doel en welke activiteiten en hoeveel geld hiervoor nodig is. Fondsenwervers mogen gevers niet onder druk zetten en zich niet met anderen vergelijken. Gegevens uit donateursbestanden mogen zonder toestemming niet aan derden beschikbaar worden gesteld.

CBF-beoordeling en Bestedingen
Organisaties die geld inzamelen voor het goede doel moeten niet alleen verantwoording afleggen over de manier waarop ze geld werven, maar ook over de manier waarop het geld wordt uitgegeven om de organisatiedoelstelling te realiseren. De instelling dient continu te werken aan een optimale besteding van middelen, zodat effectief en doelmatig gewerkt wordt aan het realiseren van de doelstelling. De organisaties hebben hierover vooraf hun ideeën vastgelegd in het beleidsplan en de begroting. Tevens stellen zij een norm vast voor de hoogte van de kosten beheer en administratie. Achteraf moeten ze laten zien in hoeverre deze plannen zijn gerealiseerd.
Alle instellingen moeten een kwaliteitssysteem opzetten waarmee ze hun eigen bestedingen kunnen monitoren, evalueren en waar nodig bijstellen.

CBF-beoordeling en Verantwoording
Omgaan met belanghebbenden en klachten
De instellingen streven naar een optimale relatie met belanghebbenden en besteden aandacht aan informatieverschaffing en de verwerking van wensen, vragen en klachten. De instellingen dienen een procedure te hebben voor de ontvangst en behandeling van klachten. Klachten worden geregistreerd in een klachtenregister.

Richtlijn 650 Fondsenwervende Instellingen (Richtlijn FW)
Alle instellingen met een CBF-beoordeling moeten hun jaarverslaggeving opstellen volgens de Richtlijn 650 Fondsenwervende Instellingen. Deze Richtlijn is speciaal voor fondsenwervende instellingen ontworpen en bevat regels voor de financiële verantwoording en voorschriften voor de opzet van de balans en de staat van baten en lasten. Zo komt men bij alle keurmerkhouders, Certificaathouders en Verklaringhouders dus dezelfde opstelling tegen en dezelfde begrippen. Uniformiteit en transparantie staan voorop.

Jaarverslag
In een jaarverslag legt een organisatie verantwoording af over het afgelopen jaar. Het jaarverslag geeft het meest complete inzicht in een organisatie. Ieder fonds heeft zijn eigen stijl en ideeën, maar bepaalde elementen treft men in elk jaarverslag aan.

Grofweg bestaat een jaarverslag uit twee gedeelten: een verslag in woorden en een verslag in cijfers. Het eerste heet het bestuursverslag en beschrijft activiteiten en gebeurtenissen van het afgelopen jaar. Het bestuur moet laten zien hoe het staat met de realisatie van de doelstellingen zoals ze zijn opgenomen in het beleidsplan. Daarnaast geeft het ook een indruk van de plannen voor het komende jaar. Het tweede is de jaarrekening waarin de inkomsten en uitgaven en de financiële positie van de instelling bekend worden gemaakt. Het jaarverslag moet voor het publiek beschikbaar zijn.

Jaarrekening
Met de publicatie van de jaarrekening legt een instelling financiële verantwoording af over het afgelopen jaar. Alle instellingen met een CBF-beoordeling zijn gehouden om hun jaarrekening volgens dezelfde regels op te stellen. Dat betekent dat deze jaarrekeningen overeenkomen in opzet en woordgebruik.

De weergave van de inkomsten en uitgaven gedurende een jaar heet de staat van baten en lasten. De staat van baten en lasten is de optelsom van een heel jaar. De bezittingen en verplichtingen van een instelling aan het eind van het jaar staan in de balans. De balans is een momentopname aan het eind van dat jaar.
De jaarrekening begint meestal met de balans, dan de staat van baten en lasten en vervolgens de toelichtingen op de afzonderlijke posten.
Aan het eind van de jaarrekening bevindt zich de goedkeurende accountantsverklaring, het teken van de accountant dat de boekhouding in orde is en de relevante regels zijn gevolgd.

Kosten
De angst dat er bij goede doelen teveel geld aan de aan de organisatie wordt besteed is wijdverbreid. Maar wat bedoelen we daar eigenlijk mee? Er mogen niet teveel kosten worden gemaakt, want we hebben geld gegeven voor een goed doel en willen ook dat het daaraan wordt besteed.

Het CBF vindt dat het nodig is om genuanceerd over het begrip kosten te zijn. Bij fondsenwervende instellingen kunnen drie soorten kosten worden onderscheiden: kosten aan de doelstelling, kosten voor de werving van baten en kosten beheer en administratie. De kosten die besteed zijn aan de doelstelling zijn het meest tastbaar. Doordat de fondsenwervende instelling deze kosten inzichtelijk maakt ziet de donateur precies welke doelstellingen de stichting heeft en hoeveel geld zij daaraan besteedt. De kosten werving baten hebben betrekking op de kosten die de instelling maakt aan eigen fondsenwerving, maar ook aan het verkrijgen van subsidies, gezamenlijke acties of beleggingen. Met betrekking tot de kosten eigen fondsenwerving heeft het CBF een norm gesteld: 25%, oftewel er mag niet meer dan vijfentwintig eurocent worden uitgegeven om een euro binnen te halen. De kosten beheer en administratie kunnen per organisatie zeer verschillen. Onder kosten beheer en administratie vallen alle kosten die niet toe te rekenen zijn aan de doelstelling of aan de werving van baten. Hierbij kan gedacht worden aan (een deel van) de kosten van de telefonist(e), de schoonmaak etc. De instelling dient in haar jaarverslag aan te geven welke kosten zij toerekent aan kosten beheer en administratie en welke percentages zij daarin hanteert.

Reserves en fondsen
Reserves en fondsen zijn de weerspiegeling van de bezittingen minus de schulden van een organisatie. Fondsenwervende instellingen met een CBF-beoordeling moeten van elke post van de reserves en fondsen een overzicht opnemen in de jaarrekening.

Het bestuur van de instelling geeft door de benoeming van de reserve aan op welke wijze zij de tot haar beschikking staande middelen wenst aan te wenden. Het betreft hier reserves waarvoor geen verplichtingen zijn aangegaan. De organisatie kan zelf over de reserve beslissen, te denken valt aan een continuïteitsreserve of een reserve met een specifieke bestemming.
Onder de fondsen vallen daarentegen de middelen waaraan door derden een specifieke besteding is gegeven, een zogenaamd bestemmingsfonds. Men kan denken aan donaties, waarbij de donateur nadrukkelijk heeft aangegeven waarvoor het geld bestemd is. Het bestuur kan deze bestemming niet zonder toestemming veranderen.

Het CBF heeft de VFI-code “Reserve Goede Doelen” van de Vereniging van Fondsenwervende Instellingen overgenomen in de keurmerkcriteria. Dit betekent dat er regels zijn opgesteld voor het aanhouden of opbouwen van reserves. U kunt deze regels vinden in Bijlage 13 van het Reglement CBF-Keur voor goede doelen (zie onder Downloads).